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業務知識

対策書の書き方、なぜ5分析を利用して恒久対策!論理的にトラブルを解決!

なぜ5分析を活用

職場でトラブルが発生した場合、内容にもよりますが、対策書を作成しないといけない場合があります。

この対策書、どう書けばいいか分からないという方は『なぜ5分析』をおこないましょう。

職場によっては対策書のフォーマットもあると思いますが、一から作らないといけない場合もあります。

そんな悩める方へ、『なぜ5分析』を使用した基本的な対策書の作成方法を教えます。

今回は、主に製造業を対象としたトラブル対策書の解説をおこないます。




対策書の作成方法その1.事象を書く

まずは、事象を書きます。

書き方は、いつどこで何がどのように起こってどうなったか?というように5W1Hの考え方を基本に書きましょう。

ここで注意したいのが、トラブルが発生した時に詳細を記録していないと、対策書を書きようがないので、必ず5W1Hを記録してください。

5W1Hとは?

Who(誰が)

When(いつ)

Where(どこで)

What(何を)

Why(なぜ)

How(どのように)

上記の頭文字をとったフレームワークで、伝えたい情報を明確にし、詳細を過不足なく伝える事です。

ビジネスにおける基本の1つです。

以下にトラブルの事例を記載しています。

(例題)

■トラブル内容:加熱設備ファンモーターエラー

■発生日:2018年12月8日 13時

■発生場所:〇〇職場

■〇〇職場の〇〇氏が、昼食休憩後に職場へ戻ったところ、加熱設備にてアラームが鳴っていた。

詳細を確認したところ、加熱ファンモーターの回転異常でファンが停止していた。

この事例をもとに、原因~対策まで一通り解説していきます。

対策書の作成方法その2.事象に対する調査内容を書く

過去の変化点を調査し、何が原因で起きたのかを時系列にまとめて具体的に書きます。

この調査のポイントは5Mを意識する事です。

5Mとは?

人(MAN)
機械(MASHINE)
方法(METHOD)
材料(MATERIAL)
測定・検査(MESUREMENT)

という内容で品質マネジメントにおける重要なものです。

物を作るために必要な項目であり、この『必要な項目』の要因を洗い出すことで抜けのない調査が可能となります。

この5項目の中にどこに問題があったか原因を書きましょう。

また、要因とは原因に対して働きかける要素です。(下図イメージ)

この段階で、不足なく要因を洗い出しておくことが重要です。

(例題)

【調査内容と処置】

ファンの回転抵抗→問題無し

ファンベルト上体→ゆるみ有り。テンション調整実施。

ファンの回転検知センサー→反応無し。異物が付着していたため除去。

【原因】回転検知センサーへの異物付着

【復旧時間】13時15分

【対処時間】15分

【変化点調査】

定期メンテナンス等はおこなっておらず、設備導入時から加熱ファンモーター部には触っていない。

作業担当者(〇〇氏)に確認したところ、先週辺りから異音が発生していた事がわかった。

対策書の作成方法その3.なぜなぜ分析

ここからが本番です。

おそらく大半の方がここに時間がかかるのではないでしょうか?

なぜ5分析とも言います。

なぜ5分析とは?

トラブルに直面したときに、安易に答えを出そうとせず真因を追求する分析手法です。

これはトヨタ生産方式の考え方の1つでもありトヨタの生みの親である大野太一が提唱していることでも有名です。

起こった事象に対して5回のなぜを繰り返すことで真因にたどり着くことができます。

ここで大事なのが、調査時に5Mを使用して、あらゆる情報を得ておく必要があります。

理由は、なぜ5分析は事実に対して分析していかないと『真因』と『恒久対策』にたどり着くことができないからです。

真因とは?

真因と原因で意味はどう違うのか?

意味がわからず何となく使っている人が多いと思います。

少し表現が難しいですが、以下に簡単に解説します。

ここで、真因と原因の区別をはっきりさせてから『なぜ5分析』に移りたいと思います。

原因とは?

ある状態を引き起こしたもの。

起こった事に対して、時間をさかのぼり、トラブルを引き起こした事。



真因は?

本当の原因です。原因からなぜ5分析で更に掘り下げたものです。

それでは、なぜ5分析を例題を使いながらやっていきましょう。

(例題)

〇〇職場の加熱ファンモーターエラーが発生した原因からの『なぜ1』。


上図のようにフローを作成してなぜ5分析を行います。

ここで間違えやすいのが、なぜモーターが停止したのか?というところで、『センサーに異物が付着したから』という回答です。これは間違い。

センサーに異物が付着したからモーターが停止したという内容では、理由として成立しませんよね?

より具体的に分析していかないと、的外れな原因と対策になってしまうからです。

初期の段階で、『目的』をしっりと設定しておくことが大事であり、見失ってはいけません。

引き続き分析をおこない『なぜ5』まで実施してみました。

今回、『なぜ5分析』をおこない『真因』となったのは、『ベルトの緩み(劣化)』となりました.

なぜなぜ分析結果の確認方法

なぜなぜ分析をおこなっていくと、趣旨からそれてしまったりして内容がなぜなぜになっていない
場合があります。

その確認方法は、逆説で『だから』で確認できます。

このように、真因から『だから』で逆説していくと、事象につながります。

『ベルトが劣化したからベルトが緩んだ』→『ベルトが緩んだから粉塵が発生した』→『粉塵が発生したから粉塵がセンサーに付着した』→『粉塵がセンサーに付着したからセンサーの光をさえぎった』→『センサーの光がさえぎられたからモーターが停止した』

恒久対策のたてかた

恒久対策とは?

その場しのぎの対策ではなく、二度と発生させない再発防止対策です。

なぜなぜ分析の目的は、真因を見つけて再発防止をはかることです。

今回の真因から、恒久対策はベルトの定期点検と交換が望ましいのではないでしょうか?

以上、対策書の書き方及びなぜ5分析の解説でした。

これらは、読むだけでは意味がありません。実践を積む事で身についていきます。

製造業の現場には何かしらの問題が必ずあります。

何か小さな事でもよいので、模擬的な対策書を作成し、なぜ5分析をしてみるのも良いと思います。

少しでもこの記事の内容が、お役に立てれば幸いです。




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