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コミュニケーション

コミュニケーション不足は職場環境を悪化させる!改善方法を紹介!

コミュニケーションとパズルピース

上司に情報が伝わっていない。

チームメンバーが今後のスケジュールを把握していない。

他のメンバーが何をやっているのかわからない。

打ち合わせで話がかみ合わない。

仕事をやっていて一体感が無い。

こんな悩みを解決します。

筆者は、会社員で一応管理職をやっています。

これまでの経験をもとに、職場のコミュニケーション不足にたいしてどう対処すればよいのかを解説していきます。

この記事の内容
  1. コミュニケーションの必要性
  2. 職場のコミュニケーション不足はほとんどの人が感じている
  3. 職場のコミュニケーション活性化によるメリット
  4. 職場のコミュニケーション不足の原因
  5. 職場のコミュニケーション不足で起こりうるリスク
  6. 職場のコミュニケーション不足の対処方法

コミュニケーションの必要性

コミュニケーションのつながりコミュニケーションのつながり

まずは基本から。

コミュニケーションって仕事をおこなう上で必ず必要なことです。

また、仕事って一人で進めるものではないんですよね。

コミュ不足君
コミュ不足君
自分が担当している仕事は一人で責任を持って進めてるんですが?

そうですね。でも、その仕事は他の誰かの仕事とつながっているはずです。

また、その仕事は誰から降りてきた仕事ですか?

自分で生み出す仕事もありますが、ほとんどの場合は上司や他部署、社外などから仕事が来るはずです。

ここでちょっとした連絡ミスや認識の違いがあると、方向性がずれたり業務が滞ってしまいます。

例えると、パズルのピースみたいなものです。

ピースが一つでも欠けてしまうと、パズルは完成しなくなってしまいます。

一人の業務が滞ることで、他の業務も必然的にとまってしまうんです。

また、方向性がずれてしまうと当然仕事のアウトプットも全く違ったものになってきます。

やり直しで業務効率が悪化します。

職場のコミュニケーション不足はほとんどの人が感じている

HR総研が2016年に企業に対してコミュニケーションに関するアンケートを実施したところ、全体の約7割がコミュニケーションができていないと感じという結果となっています。

コミュニケーション不足を感じている割合コミュニケーション不足を感じている割合

引用:HR総研

ほとんどの職場が抱えている問題という事です。

報告、連絡、相談は簡単そうで意外とできていないという現実がわかりますね。

職場のコミュニケーション活性化によるメリット

コミュニケーションが活性化することで、職場にどのような効果があると思いますか?
コミュニケーションの良い職場というのは、活気があって全員が楽しく仕事をしているイメージがあります。
それが具体的に業務や環境にどう影響を与えているのか解説していきます。

職場の生産性向上

コミュニケーションが取れいている職場は、取れていない職場に比べて生産性が圧倒的に向上します。

情報が活発に行き来することで、それぞれが受け持っている業務をスムーズに進めることができます。

また、イレギュラーがあった際にも臨機応変に対応することができるからです。

職場の休職率が減る

コミュニケーションが無い職場というのは、一人で仕事を抱え込んでしまう傾向にあります。

一人で悩んで誰にも相談できない状況だと、精神的に病んでしまう恐れがあります。

上司や仲間とコミュニケーションをとれば、悩みの共有や解決につなげることができ、自分が抱えている不安要素を払拭できます。

つまり、うつ病などの精神的な病の要因を減らすことができるのです。

社員の定着率アップ

離職率が減ります。

コミュニケーションが悪化してしまうと、職場の雰囲気が悪くなり会社に行きたくないという気持ちも沸いてきます。

『もうあんなところで働きたくない』『一日誰とも会話せずに仕事終了。全く楽しくない』そんな状況が続いてしまうと『転職しようか』なんてことも考えたりしてしまいます。

コミュニケーションが活発になる事で、仲間と楽しく気持ちよく仕事を進めることができます。

そういった職場環境は『風通しの良い職場』ともいえますね。

社員の満足度アップで超好循環が生まれる

上記3つの項目から、働きやすい職場となり当然社員の満足度も向上します。

満足度がアップすれば、業務に対する意欲も向上し『超好循環』が生まれます。

コミュニケーションが活発→休職者と離職者が減る→人材の定着→社員の満足度アップ→生産性向上→給料アップ

こんな感じでサイクルが循環します。

コミュニケーションが活発になると良いことしかありません。

職場のコミュニケーション不足の原因3つ

コミュニケーション不足の原因として私が思っているのは2つです。
一つは組織の風土問題。二つ目は部門間の連携です。3つ目は上司。

詳しく解説します。

職場の風土が問題

ITやSNSの発達により、連絡や報告は全てPCや端末でおこなうなどで、対面で会話する機会が減っているからだと感じています。

また、その職場を統括している上層部や経営層にも問題があるでしょう。

目先の効率化を考えてしまうがために、ITやSNSへの依存率が高くなり、コミュニケーション不足という問題を認識していながらも黙認しているというのが傾向としてあります。

部門間の連携不足問題

他部署って『他の会社』というイメージがありませんか?

そうであれば完全に『コミュニケーションに対する意識が低い会社』と思ってよいでしょう。

以下のグラフはコミュニケーション不足の課題がどこにあるかという調査結果のグラフです。

コミュニケーション不足と一番感じている項目コミュニケーション不足の所在

引用:HR総研

ご覧の通り、部門間のコミュニケーション不足が圧倒的となっています。

部門間で他の会社という意識があるということは、情報を全く共有せず組織内で解決してしまうことで会社の一体感は損なわれてしまいます。

上司が部下の仕事を把握していない

上項目にも言ったように、組織のコミュニケーション不足は上司にも責任があります。

またまたグラフですが、コミュニケーション不足の阻害要因に関しての調査結果です。

コミュニケーション不足の阻害要因コミュニケーション不足の阻害要因

引用:HR総研

1位が管理職のコミュニケーション不足となっています。

つまり、管理職が部下の仕事を把握していないために進捗が追えず、結果として業務の遅延が発生する可能性があります。

職場のコミュニケーション不足で起こる4つのリスク

綱渡りのリスク綱渡りのリスク

職場のコミュニケーション不足はどのようなリスクがあるのでしょうか?

これって結構危険で、場合によっては収益が下がり企業経営がままならない可能性も出てきます。

ベクトルの不一致

組織というものには必ず方針・目標があります。

コミュニケーションが不足すると、各個人の方向性にズレが生じてきます。

すると、各方向にエネルギーが分散されて組織としてまとまりがなくなってしまいます。

業務のフォローがなくなる

各個人でのチームワーク、いわゆる『助け合い』が無くなってしまいます。

個人で解決できない事案が出てくると誰にも相談できず、個人が業務を抱え込んでしまう形となります。

その結果、不安や悩みが常につきまとい心理的にもよくありません。

心の病を抱える社員が増えるでしょう。

業務が遅延して納期に間に合わない

コミュニケーション不足により、誰が何の仕事を持っているのかわからない。

そんな状況に陥ってしまいます。

打ち合わせなどで初めて明らかになり、大きな遅れを取り戻さなければならないということも。

当然、ビジネス相手が社外であれば顧客の信用は下がり、取引が無くなってしまう恐れもあります。

コンプライアンス違反を起こしてしまう可能性

個人が外部業者と取引をおこなう際、定められたルールに沿って契約が交わされていなかったり、大企業であれば中小企業のイジメとなっている可能性もありえます。

コミュニケーションが取れていれば、こういった法令に関わることも他者が確認することで防ぐことができます。

職場のコミュニケーション不足の対処方法3つ

コミュニケーション不足を解決するには、社内の連絡手段の改善という手法(ツールを使用する等)もありますが、これは根本的な改善にはつながりません。

ツールの使用はあくまで『コミュニケーションの向上』として使える手法です。

コミュニケーション不足を解決するには、まず仕事をおこなっていく上での基本が欠けていないか確認する必要があります。

その基本というのを以下に紹介します。

怒らず注意して教える

他のメンバーの業務に対し不備があった場合、『怒る』という行為はやめましょう。

怒ることは相手を萎縮させるだけでメリットを生み出しません。

相手はあなたを恐れてコミュニケーションを避けるようになるでしょう。

よって、論理的にわかりやすく『注意して教える』ことがメンバーの成長につながります。

甘いかもしれませんが、時代の流れというかこれが今の現実です。

連絡をメールだけで済ませない

他の人に情報を交換する際にはメールだけで済ませてはいけません。

これ結構危険なんです。

できるだけ直接会って『対面の会話』をおこなうようにしてください。

メールだけだと、自分の意図が伝わらない場合や、お互いの感情も伝わりません。

また、相手の業務が忙しくデスクに座る暇もないことでメールを見ていないかも。

休暇や出張で不在という可能性だってあります。

こうなるとコミュニケーションどころかこちらの連絡を伝えれていない状況となってしまいます。

現代は、様々なコミュニケーションツールが存在しとても便利になっていますが、人とのコミュニケーションはできるだけ対面でおこなうことを心がけましょう。

職場で何かあればすぐに打ち合わせ

業務に支障が出たり、新たな業務が発生した場合にはすぐにでもメンバーを集めて打ち合わせをします。

無理やりコミュニケーションをとらざるを得ない環境を作ってしまうということです。

一見メンバーの時間を奪っているように見えますが、お互いが意見を出し合う場を作ることで、業務がより効率的になりデメリット以上のメリットを生むことができます。

コミュニケーション不足を改善することのまとめ

以上、私の経験をもとに書いてみました。

あなたの職場に当てはまることもあるのではないでしょうか?

コミュニケーションの基本は相手との直接的な会話が重要です。

便利なツールを使用するのも手ですが、コミュニケーションの基本を忘れずに業務をおこなっていきましょう。

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会社員、管理職。転職や業務経験を活かし、ビジネス関連情報発信していきます。